احمد انصاری - آموزش مذاکره و مهارتهای ارتباطی

مطالب جامع تر و کاملتر درباره آموزش سخنرانی ، فن بیان و مهارتهای ارتباطی در سایت احمد انصاری : www.ahmadansari.com

6-2-2 ویژگیهای مذاکره کننده :

 

امروزه مذاکره در روابط اجتماعی افراد و در عرصه روابط میان کشور ها به عنوان ابزاری مهم برای حل اختلافات و تامین نیازهای آنان به کار می رود . بنابراین افرادي که جهت انجام مذاکره برای شرکت در جلسات انتخاب می شود باید دارای خصوصیات فردی و شخصیتی مناسب باشند . منظور از واژه شخصیت عبارتست از ویژگی ها و گرایش های نسبتا ثابت و پایداری که موجبات تشابه یا تفاوت در طرز فکر ، احساس و عمل مردم را فراهم می سازد . عمده ترین ویژگی های مشخص و حرفه ای که مذاکره گر باید دارا باشد عبارت است از 1- هوش    2- توانایی تجزیه و تحلیل   3- التزام به مبانی اخلاقی     4 – مال اندیشی    5 –صبر و حوصله    6- زیرکی و راز داري    7- سلامت روحی    8 – خلق نیکو     9 – بیان و نگارش     10 – اتکای به نفس   11 – خلاقیت    ( توتونچیان ، 1372 ،110)

 

نقش مذاکره کننده در محیط سازمانی : مینتزرگ استاد دانشگاه مک گیل کانادا یکی از نقشهای 10 گانه مدیران را در سطوح مدیران استراتژیک سرپرتان و مدیران عملیاتی در موسسات دولتی ، آموزشی و بازرگانی نقش مذاکره کننده ميداند ، که بدین ترتیب مدیران باید با سایر واحد ها و افراد برای دستیابی به امتیازاتی برای موسسات متبوع خویش مذاکره کنند

 

موقعیت هایی که مدیر باید برای مشارکت در مذاکره دارای آمادگی باشند در 4 وضعیت عمده ذیل مورد توجه است (رضائیان ، 1382 ، 89 )

  • مذاکره دو نفره : در این نوع مذاکره مدیر به طور مستقیم بایستی با افراد کارمند زیر دست یا مدیر بالا دست مذاکره کند .
  • مذاکره گروهی : مدیر به عنوان عضوی از گروهی است که اعضای آن برای نیل به یک تصمیم مشترک سازمانی مذاکره می کنند مانند کمیته ها نیروی انسانی ، رفاهی و رزشی
  • مذاکره میان گروهی : که با گروه دیگر برای دستیابی به تصمیم پیرامون یک مسئله یا وضعیتی که برای هر دو گروه تاثیر گذار است مذاکره می کند .
  • مذاکره نمایندگان : مدیر همواره گروه خود با افراد منتخب گروه مقابل مذاکره می کند . هر فرد در هر دو وه به نمایندگانی از گروه خود میباشد

 

7-2-2 مذاکره اثر بخش :

 

مذاکرات هنگامی اثر بخش است که سه شاخصه مشروحه زیر را داشته باشد .

  • کیفیت : در صورتیکه ما حصل مذاکره کیفی است که توافق طرفین عاقلانه و موثر باشد و برای طرفین نتایج حاصل احساس رضایت نمایند نه به غبن ختم شود به عبارت ديگر اختلافات منصفانه رفع شود
  • کارآیی : هنگامی که مذاکرات در کوتاه ترين زمان ممکن و با کمترین هزینه انجام و به ثمر برسد را گویند
  • توازن : مذاکرات زمانی که باعث تحکیم روابط اجتماعی طرفین گردد اثربخش میباشد نه آنکه سبب تیرگی روابط متقابل گردد ( رضائیان ، 1382 ، 92 )

 

مذاکره موثر به منافع مشترک منجر میشود و تصمیمات مشترک به نفع طرفین خواهد بود هنر مذاکره کننده به چگونگی رسیدن به این مرحله بستگی دارد . برای آنکه بتوان به طور موثر مذاکره کرد باید روی همان طول موجی قرار گیری که طرف مقابل شما قرار دارد

یک مذاکره کننده ماهر می داند که افراد دارای شیوه های تفکر متفاوتی هستند و هر فردی یک روش رفتاری غالب را در خود توسعه می دهد و از آن استفاده می کند . برخی از روان شناسان اعتقاد دارند که مردم بر اساس یکی از چهار روش زیر عمل میکنند و به تبادل نظر پرداخته و یاد می گیرند . روش شنونده ، روش اهل عمل ، روش مبتکر ، روش متفکر .

روش شنونده : افرادی که روش غالب آنها شنونده است مردم گرا هستند و آنها عمدتا در تصمیم گیری کند هستند و کار را به راحتی به دیگران واگذار نمی کنند . هنگام مذاکره با این افراد باید صبور باشید این گونه افراد بیشترین اختلاف را با افراد اهل عمل دارند .

روش اهل عمل : عاملان این روش افرادی جسور و رقابت جو و توانا هستند آنها ممکن است متکبر و سلطه جو باشند به سختی به دیرگان اعتماد میکنند ، دامنه تفکراتشان محدود می باشد . آنها ذاتا به دقت خیلی اسهمیت می دهند و تنها چیری که می خواهند اطلاعات است . بنابراین هنگام مذاکره با این افراد سر اصل مطلب بورید و به دنبال نتایج باشید و آنها را با ذکر جزئیات خسته نکیند .

روش مبتکر : مبتکران پر از شور و شوق هستند و هیجان آنها را به جلو می برد . بعضی وقت ها این هنیجان باعث می شود که بیش از دیگران صحبت کنند . ممکن است کارهایشان ناگهانی

 

و پیش بینی نشده باشد اینده های جدید برای آنها لذت بخش است اما ممکن است به سرعت علاقه خود را به عمل کردن این ایده ها از دست بدهند اگر مبتکران کمی آرام باشند و هیجانات خود را کنترل کنند بهتر میتوانند با دیرگان تبادل نظر ککند

روش متفکر : متفکران تصور میکنند خیلی عاقل هستند آنها به جزئیات علاقه مند هستند از آن جا که همواره به دنبال کامل ترین راه حل هستند ممکن است در تصمیم گیری کند باشند متفکران خسلی کم ریسک می کنند اگر آنها یاد بگیرند سریع تر باشند و کمتر بر جزئیات تاکید و بیشتر ریسک را بپذیرند میتوانند مذاکره کننده موفق تری باشند ( بورقانی ، 1384 ، 41 )

 

8-2-2 ارتباطات و مذاکره

 

بدون برقراری ارتباط مذاکره ای وجود ندارد ” مذاکره عبارتست از جریان مداوم رفت و برگشت ارتباطات به منظور رسیدن به یک تصمیم مشترک ” ( فیشر و یوری ، ترجمه حیدری ، 1383، 61 )

وقتی مذاکرات بین فرهنگهای گوناگون انجام میشود ، این فرایند تحت سخت ترین آزمون قرار دارد در این قبیل موارد ، طرفین درگیر باید تلاش ویژه ای به عمل آورند تا با ارتباطات موثر به موفقیت دست یابند

در ارتباطات سه مساله بزرگ وجود دارد که احتمالا با عث ایجاد مشکلاتی در جریان مذاکره می شود . اول اینکه ، ممکن است مذاکره کنندگان با یکدیگر صحبت نکنند یا لااقل بصورتیکه همدیگر را بفهمند گفتگو نداشت باشند . دوم اینکه شنيدن مشکل است . در این حالت طرفین مذاکره قادر نیستند یا نمی خواهند آنچه را که طرف دیگر میگویند بفهمند سومین مسئله ارتباطی سوء برداشت از یکدیگر میباشد . ( رابینز ، ترجمه پارسائیان ، 1378) . مذاکره کنندگان آمریکایی ، ترغیب را مهمترین مرحله مذاکره می دانند و علاقه مند هستند که سریعا طرف مذاکره را بر مبنای استدلالات که ارائه می دهند تحت نفوذ خود در آورند و پیشنهاد خود را به او بقبولانند و همچنین آنها فرایند مذاکره را مرحله به مرحله پیش می برند در مورد هر مرحله به مباحثه می پردازند و برای نیل به توافق می کو شند و سپس به مرحله بعد می پردازند . ( زاهدی ، 1378)

اعراب بیشتر تابع احساسات هستند . در سراسر فرایند مذاکره تقاضاهایی را مطرح میکنند و امتیازاتی می دهند . تقریبا همیشه امتیازاتی که طرف مقابل داده است جبران میکنند . آنان در آغاز موضع افراطی دارند ، به ندرت بر موعد مقرر تاکید میکنند ، بر ایجاد روابط بلند مدت تاکید دارند و بدین ترتیب جو کسب و کار و روابط شخصی برای آنان حیاطی است ( رضائیان، 1382)

 

مذاکره برا ی حل تعارض

 

برخی از صاحبنظران تشابهاتی را بین مدیریت تعارض و راهبردهای مذاکره یاد آور شده اند ( الوانی و دانایی فرد ، 1380 ) لویکی و لیترر ( پارسائیان و اعرابی ، 1379 ، 928 ) چانه زدن برای حل تعارض را به سه دسته تقسیم کرده اند .

  • افراد و گروه ها با هم تضاد منافع دارند ، یعنی آنچه را که یک نفر یا یک گروه می خواهند الزاما همان چیزی نیست که طرف دیگر یا گروه دیگر خواستار آن است .

 

 

  • برا ی حل اختلاف نظر و تعارض میان دو نفر ، هیچ مجموعه قانون مشخص و تدوین شده یا روشهای معینی وجود ندارد . یا اینکه طرفین ترجیح میدهند خارج از قوانين و مقررات شناخته شده عمل کنند و برای حل مسائل تعارض و اختلاف نظر از راه حل های ابتکاری و ابداعی خود استفاده کنند .
  • طرفین ترجیح میدهند که به جای کشمکش و برخورد رو در رو ، به زانو در آوردن دیگری یا گرفتن امتیازات ویژه یا قطع رابطه ، به شکلی به توافق برسند . یا اینکه برای حل مشکل ، مسئله را نزد یک مقام بالاتر برند و نظر او را بپذیرند .

راهبردهای مذاکره عموما به دو نوع تقسیم می شوند راهبرد های توزیعی و راهبردهای تلفیقی

 

9-2-2 نحوه برخورد طرفین مذاکره با تضاد

 

در رابطه با تعارض طرفین مذاکره و نحوه برخورد با آن سبک هاي مختلف و متنوعی وجود دارد که بر حسب ماهیت شدت و عمق تعارض از یک سو و نوع نگرش فرد نسبت به آن از طرف دیگر برخی از سبک هاي موثر تر از سایر سبک ها می باشند ، تفاوت سبک هاي تعارض از دو بعد اعتماد به نفس و عدم اعتماد به نفس ، تشریک مساعی و عدم تشریک مساعی در شکل نشان داده شده است .

بعد اعتماد به نفس و عدم اعتماد به نفس معیار بخش دامنه علاقه یک طرف مذاکره برای تحقق اهداف خودش می باشد بعد تشریک مساعی و عدم تشریک مساعی معیار سنجش دامنه کو شش یک طرف مذاکره براي تحقق اهداف طرف دیگر است ( سیلکنت و دیگران ، 1378 ، 17 )

[1] – analytical style