چگونه چند فایل اکسل را با هم ادغام کنیم؟

اکسل یکی از بهترین نرم افزارا واسه تحلیل و جمع آوری داده هاست. با به کار گیری این نرم افزار میشه یه سری از داده های جور واجور در چندین شیت جداگونه درست کرد و عملیات مورد نظر رو روی اونا انجام داد. اما بعضی وقتا پیش میاد که بخواین به ترکیب چند فایل با هم بپردازید تا همه مجموعه داده های خود رو به صورت کامل در اختیار داشته باشین.

یکی از راه های عادی شاید کپی پیست کردن سلولا باشه. اما این موضوع ممکنه با در نظر گرفتن حجم کاری بهینه و به صرفه نباشه و غیر قابل تحمل به نظر برسه. واسه این کار راه های بهینه تری هم وجود دارن که می خوایم در این مطلب به آموزش اونا بپردازیم. واسه یادگیری این متدهای هوشمندانه، با ما همراه باشین.

چیجوری شیتای اکسل رو با هم ترکیب کنیم؟

اکسل این کار رو خیلی راحت ممکن کرده. کافیه مراحل زیر رو طی کنین:

  • اول شیتای مورد نظر خود رو باز کنین.
  • روی Home > Format > Move or Copy Sheet کلیک کنین.
  • از منویی که باز می شه گزینه (new book) رو انتخاب کنین.
  • روی OK کلیک کنین.

ترکیب شیتای جور واجور تو یه ورک بوک واحد

آسونترین راه واسه این کار به کار گیری دستور Move or Copy Sheet میشه. البته این روش دارای محدودیتای خاص خود هم هست اما ساده و سریع انجام قبول می کنه.

واسه این کار اول شیتایی که می خواین تو یه ورکبوک واحد ترکیب کنین رو اجرا کنین. از گزینه Format در تب Home روی Move or Copy Sheet کلیک کنین.

باید با پنجره ای مثل تصویر زیر رو به رو شید:

از نوار زیر To book، به انتخاب گزینه (new book)  دست به کار شین. این شیت به عنوان اصلی ترین شیت انجام وظیفه می کنه و همه ی شیتای دیگه رو در خود جای میده. از بخش قابل مشاهده زیر برچسب Before Sheet می تونین شیتا رو ترتیب بندی کنین.

حالا این کار رو واسه دیگه شیتا هم انجام بدین تا کار به اتمام برسه. بعد پرونده اصلی خود رو ذخیره کنین.

ترکیب داده ها تو یه شیت واحد

بعضی وقتا ممکنه بخواین بیشتر از یه مجموعه داده ای که با اونا سر و کار دارین رو درون یه شیت واحد جای بدین. انجام این کار در اکسل شدنیه.

در این آموزش می خوایم داده قابل مشاهده در تصویر فوق رو مورد استفاده بذاریم. واسه انجام این روند دو موضوع مهم هستن. شیتایی که می خواین اونا رو با هم ترکیب کنین، باید حتما دارای طرح بندی یا Layout برابر در هدرا و نوع داده باشن و هم اینکه خبری از هیچ سطر و ستون خالی نباشه.

هر زمان که در مجموعه داده های خود نکات بالا رو رعایت کردین یه ورک شیت جدید بسازین. در شیت جدید به تب Data رفته و روی گزینه Consolidate بزنین.

از نوار مربوطه Sum رو انتخاب کنین. حالا با به کار گیری دکمه موجود در بخش References به شیتی که می خواین داده هاش رو به شیت مورد نظر اضافه کنین، دسترسی پیدا کنین. بعد به انتخاب داده های مورد توجه خود بپردازید.

این کار رو واسه همه مجموعه داده هایی که می خواین به ادغامشان بپردازید انجام بدین. هم اینکه می تونین واسه دسترسی به شیتای دیگه از ورک بوکا، از دکمه Browse استفاده کنین (در سیستم عامل مک Select).

حالا اگه می خواین بازم با تغییر داده ها در صفحه های دیگه، داده های صفحه جدید هم تغییر کنن تیک گزینه Create links to source data رو بزنین. همینطور می تونین مشخص کنین که کدوم برچسبا یا Labelا همراه داده ها به صفحه جدید انتقال یابد. در این مثال هر دو گزینه رو فعال کردیم. در آخر روی OK بزنین.

در آخر با چیزی مثل تصویر بالا مواجه میشین. بدیش اینه این روند واسه ترکیب سلولایی که دارای متن هستن مناسب نیس و فقط واسه انتقال داده های عددی کاربرد داره. واسه انتقال داده های متنی باید از VBA استفاده کنین.

ترکیب فایلای اکسل با به کار گیری VBA

اگه می خواین شیتای جور واجور رو از ورک بوکای جور واجور تو یه فایل جمع آوری کنین، بهترین راه نوشتن یه ماکروی VBAه. این موضوع خصوصا زمانایی فایده داره که دائم مجبور به ترکیب فایلای اکسل میشین.

قبل از هرچیز مطمئن شید که همه ورک بوکایی که می خواین اونا رو با هم ترکیب کنین تو یه فولدر از کامپیوتر قرار گرفته باشن. بعد یه فایل اکسل جدید بسازین تا فایلای دیگه رو در اون جمع آوری کنین.

به تب Developer رفته و بعد روی Visual Basic کلیک کنین.

روی Insert > Module کلیک کرده و بعد کدی که در ادامه می ببینن رو در اون تایپ کنین کنین. این کد از اکستند آفیس گرفته شده که می تونین واسه کپی کردن قطعه کد زیر به سایت یاد شده مراجعه کنین:

حواستون باشه که در بخش Path در متنی که به رنگ نارنجی در اومده، باید حتما از راهی استفاده کنین که فایلا رو در اون ذخیره کردین.

بعد، ورک بوک خود رو به صورت یه فایل XLSM ذخیره کنین تا ماکروا فعال شن. حالا دستور ماکروی تایپ شده رو اجرا کنین. حال باید تماشاگر فایلی باشین که همه ورک بوکای موجود در فولدر رو با هم ترکیب کرده.

بهتره قبل از شروع به فکر آینده باشین

ترکیب کردن فایلا در اکسل با پیچیدگیای زیادی همراه س و شاید هیچوقت اونطور که می خواین عمل نکنه. بعضی وقتا نتیجه چیزی می شه که شاید انتظارش رو نداشتین. به خاطر همین بهترین راه حل واسه جلوگیری از مشکلات این چنینی، داشتن نگاهی مناسب به آینده یه فایل اکسله.

اگه از مجموعه داده های بزرگ استفاده می کنین، بعد از ترکیب چند شیت با دردسرهای بسیاری مواجه میشین، مشکلاتی که حل کردنشون سخت و طاقت و تاب و تحمل زیادی لازم داره. بهتره قبل از شروع کار با اکسل، همه احتمالات رو در نظر داشته باشین و از همون اول، جلوی به کار گیری چند صفحه و فایل جور واجور رو بگیرین.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *