دانلود مقاله اتوماسیون برنامه پذیر و تعریف اتوماسیون

2-2-5.تعریف اتوماسیون اداری :
اما سيستم هاي اتوماسيون اداري چيستند؟ چه مزايا و معايبي دارند؟ نياز واقعي به تكامل و ايجاد آنها چه بوده است؟ انواع كاربردها و يا زيرسيستم هاي آن چيست؟ چه تفاوتي با ساير سيستم هاي اطلاعاتي دارد؟ آیا در کاهش مکاتبات اداری نقش دارد ؟ ….
اتوماسيون اداري ؛ عبارت است از كاربرد وسايل الكترونيك در فعاليت هاي دفتري به منظور افزايش كارايي ؛ كارايي افزايش يافته ناشي از تكامل تبادل اطلاعات ، در داخل دفتر و بين دفاتر و محيط آنها بوده و درنتيجه با ارائه اطلاعات بهتر براي تصميم گيري مي تواند به مدير سود برساند (بهشتيان ، 1378) .
اتوماسيون اداري ؛ بهترين ابزار براي رسيدن به راه كارهاي مفيد در جهت صرفه جويي زمان و استفاده بهينه از وقت در سازمان مي باشد . راه حل هاي مكانيزه به گردش مكاتبات سازمان سرعت بخشيده و همچنين مديريت بر گردش كارها را ميسر مي سازد . دراين فرايند، حذف مکاتبات كاغذي ، صرفه جويي و استفاده بهينه از زمان ، عملي مي گردد (کریمی زند ، 1388 ) .
بر پايه امکاناتSharePoint سيستم دبيرخانه الکترونيکي و کارتابل هوشمند به سازمان هاي پراکنده اجازه مي دهد که در محيطي کارا و پويا با هم به تبادل اطلاعات بپردازند . با استفاده از اين سيستم سازمان هاي ماتريسي مي توانند بر اساس نمودار سازماني و نمودار پروژه اي مکاتبات را انجام دهند و افراد با هم گفتگو نمايند . بعلاوه دفاتر مختلف دبيرخانه سازمان در مکان هاي جغرافياييمتفاوت مي توانند به تبادل نامه و اطلاعات بپردازند . همچنين با استفاده از امکانات فوق العاده قوي SharePoint در جستجو ، امکان يافتن هر مستند در هر لحظه به صورت Online امکان پذير مي شود . همچنين تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود ( یاراحمدی ، 1387 ) . در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه ، ارائه گزارش وضعيت نامه اززمانثبتتازمانحالبرايمديرانوياکاربراندارايدسترسي مي باشد . به نحوي که کاربر مي تواند از تمامي تغييرات و روند هاي طي شده در سازمان مطلع شود و در صورت نياز به هريک از نسخ قبلي دسترسي يابد .
قابلیت تعریف قالببراي نامههاو قابلیت ايجاد ارتباط و يکپارچگي با مجموعه Microsoft Office (که معمولا نرم افزار غالب در تمامي سازمان هاست) از ديگر ويژگي هاي اين سيستم است . به طوريکه کاربران با استفاده از روال عادي ثبت نامه ها در مجموعه Microsoft Office از امکانات سيستم اتوماسيون ، شامل گردش کارها ، تاريخچه ، کنترل دسترسي ها ، کنترل ويرايش نامه ها و …. بهره مند مي شوند ( حبیبی ، 1389 ) .
اتوماسيون اداري ؛ شامل تمام سيستم‌هاي الكترونيكي است كه انواع ارتباطات داخلي و خارجي سازمان را برقرار كرده يا تسهيل مي‌كند . حجم بزرگي از امور روزمره سازمان‌ها ، امور دفتري هستند . مي‌توان گفت امور دفتري از جمله كارهايي در سازمان است كه تمامي كاركنان و سطوح مختلفمديران ( اجرايي ، عملياتي ، مياني ، ارشد ) با آن سروكار دارند . از اين ميان ، كاركناني كه مسئوليت هايي از قبيل انتشار يا ذخيره ( بايگاني) اطلاعات و كار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند ( داده كاران) ، کاربران اصلي و دائمي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و ساير سيستم‌هاي ارتباطي ( نظير سيستم‌هاي مديريت اسناد ) هستند ( کریمیان ، 1389 ) .
اتوماسيون اداري ؛ به افزايش بهره وري سازمان در حوزه امور دفتري كمك شاياني كرده است . امور دفتري در گذشته معمولا مورد بي اعتنايي در سازمان ها قرار مي‌گرفت . عليرغم اينكه سهم بزرگي از نيرو و انرژي را به خود اختصاص مي‌داد ، ولي هيچ گاه مورد يك بازبيني اصولي در جهت بهبود و افزايش بهره‌وري قرار نگرفته بود ( رنجی جیفرودی ، 1387 ) .
در اواخر دهه 1980، نتايج يك بررسي در يك دوره 10 ساله بر روي بهره‌وري سازمان‌ها در ابعاد مختلف نشان داد كه عليرغم رشد 90 درصدي بهره‌وري در حوزه صنعت ، بهره‌وري در بخش امور دفتري ، تنها 4 درصد رشد داشته است . اين در حالي بود كه در همين دوره ، هزينه‌هاي امور دفتري از حدود 30-20 درصد به رقمي حدود 40-30 درصد از كل هزينه‌هاي سازمان افزايش يافته بود . نتايج اين تحقيق و تحقيقات مشابه نشان داد كه در حالي كه افزايش بهره‌وري در حوزه‌هاي مختلف سازماني به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا يافته است ، لكن بهره‌وري در حوزه امور دفتري مورد بي‌توجهي واقع شده است ( همان منبع ، 1387 ) .
2-2-6.دستیابی به تعریفی بنیادین ؛ اتوماسیون چیست ؟
اتوماسیون عبارت است از : « تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است :
1- مکاترونیک ، 2- کامپیوتر که در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته می شود . »
اتوماسیون بطور موسع به دو دسته اساسی تقسیم می شود :
اتوماسیون کارخانه ای
اتوماسیون خدمات
از جهت ماهیت نیز اتوماسیون به سه دسته اصلی تقسیم مي شود :
اتوماسیون ثابت ، توماسیون برنامه پذیر واتوماسیون منعطف(کومر ،2002) .
اتوماسیون ثابت : متشکل از دسته ای از ابزار های خود کار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون اتوماسیون سخت نیز نامیده می شود ، در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای ایجاد « کارایی حداکثر » قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست .
اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات بر خوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی تری باشند ( همان منبع ، 2002 ) .
اتوماسیون برنامه پذیر : حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود درد . در این نوع از اتوماسیون الگو های معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها درطراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده می شود ( همان منبع ، 2002 ) .
اتوماسیون منعطف : حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات در کمترین زمان ممکن است در یک سیستم اتوماسیون منعطف ، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می یابند تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود . به همین ترتیب در اتوماسیون منعطف امکان زمانبدی منعطف تر برنامه های تولید و ارائه خدمات ، به تناسببرنامه ریزی های رقابتی برای شرکت های بزرگ در بازار متحول امروز دارند ، آنها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیت های هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند ( همان منبع ،2002 ) .