دانلود مقاله انتظارات کاربران و سازمان های بزرگ

مسئول کنترل پروژه : در سازمان های بزرگ باید نسبت به کنترل مداوم پروژه اقدام و از رعایت زمانبندی اطمینان حاصل کرد .
2- تعیین زمانبندی پیاده سازی سیستم : پس از مشخص شدن گروه پیاده سازی ، زمانبندی آماده سازی بستر سخت افزاری و شبکه و نرم افزار توسط مسئول خدمات ماشینی و زمانبندی نصب و راه اندازی نرم افزار روی نظام های مورد نظر و همچنین زمانبندی آموزش نرم افزارهای پایه توسط مسئول آموزش مشخص می شود . این زمانبندی تاثیر بسزایی را در انجام موفق پروژه در یک سازمان خواهد داشت .
زمانبندی بویژه باید شامل موارد زیر باشد :
تعیین زمان ثبت کامل تمام نامه های وارده در سیستم : همه کارکنان و کاربران باید به طور دقیق بدانند زمان ثبت نامه ها در سیستم چه تاریخی خواهد بود تا مقدمات لازم را برای ورود به این وضعیت آماده سازند . حسن دیگر تعیین این تاریخ این است که پس از راه اندازی سیستم کار جست و جوی مکاتبات و پیدا کردن آن ساده می شود زیرا همانگونه که ذکر شد در سازمان ممکن است بخشی از اطلاعات کماکان به صورت سنتی نگهداری و بقیه در سیستم ثبت شود . اگر این تاریخ مشخص نباشد کاربران باید برای پیدا کردن یک سابقه از هر دو روش سنتی و سیستمی استفاده کنند.
تعیین مدت زمان دوره آزمایشی : برگزاری دوره آزمایشی پیاده سازی سیستم یکی از موارد مهم پیاده سازی است . در دوره آزمایشی تمام واحدها (یا واحد انتخاب شده) به صورت آزمایشی سیستم را پیاده سازی می کنند . این واحدها باید در عین حال روال های کاغذی را نیز انجام دهند . این دوره به منظور این است که گروه پیاده سازی اطمینان حاصل کند که تمام روال های مورد نیاز سازمان از طریق سیستم قابل انجام است . مدت دوره آزمایشی بسته به نوع سازمان ، نحوه اولویت های کار ، مدیریت سازمان و میزان مراجعه ارباب رجوع ممکن است از یک هفته تا یک ماه به طول انجامد . مدت زمان دوره آزمایشی نباید چنان کوتاه باشد که همه روال ها آزمایش نشده باشند ، نه چنان طولانی که سیستم برای کاربران خسته کننده شود و جدی گرفته نشود ، زیرا همانگونه که گفته شد در دوره آزمایشی تمام مکاتبات و ارجاع ها هم به صورت کاغذی و هم از طریق سیستم انجام می شود . از مزایای دوره آزمایشی می توان به اعتماد کاربران به سیستم بدون کاغذ، امکان مقایسه کاربران بین دو سیستم ، کارکرد کاربران با سیستم به صورت واقعی (پس از طی دوره آموزشی مقدماتی) ، رفع اشکالات احتمالی کاربران در این دوره و … اشاره کرد . همانگونه که در بحث آموزش اشاره خواهد شد بهترین زمان آموزش سیستم زمان دوره آزمایشی است .
تعیین زمان توقف جریان کاغذ در هر سیستم : پس از گذر از دوره آزمایشی ، زمان توقف کاغذ و جلوگیری از ارجاع کاغذی در سیستم باید مشخص و توسط مدیریت سازمان به صورت رسمی به تمام واحدها اعلام شود . بدیهی است در صورت توفیق در توقف جریان کاغذ در سیستم ، به تقریب می توان اطمینان حاصل کرد پیاده سازی سیستم کامل شده است . در این مرحله این امر اهمیت دارد که از یک تاریخ مشخص دبیرخانه مرکزی لاشه هیچ نامه وارده ای را به داخل سازمان ارسال نکند و مدیران عالی سازمان و بویژه بالاترین مقام هیچ مکاتبه ای را به غیر از مکاتبات ارجاعی از طریق سیستم نپذیرند و بدین ترتیب آن دسته از کارکنانی را که از اجرای سیستم به دلایل مختلف سرباز زده اند مجبور به وارد شدن به مرحله جدید کنند .
3- راه اندازی شبکه و تهیه نرم افزار : در صورتی که سازمان فاقد شبکه مناسب برای اتوماسیون مکاتبات اداری باشد باید نسبت به تامین شبکه مورد نیاز اقدام کند . این اقدام باید اندکی قبل از آماده شدن نرم افزار باشد . به عبارت دیگر، اگر از ابتدا بدانیم نرم افزار تا یک سال آینده انتخاب نخواهد شد لازم نیست از همان زمان نسبت به تامین تجهیزات شبکه اقدام کنیم . این توصیه به دلیل سرعت بالای پیشرفت تجهیزات کامپیوتری صورت می گیرد . ده ها مورد را می توان ذکر کرد که به این توصیه عمل نشده است و فاصله خرید تجهیزات تا به کارگیری آنها آنقدر طولانی شده که مسئولان سازمان حتی نصب آنها را فاقد توجیه اقتصادی اعلام کرده اند . مدیریت قوی باید این توانایی را داشته باشد که در هر مرحله از راه اندازی فقط تجهیزات مورد نیاز همان مرحله را خریداری و بلافاصله نصب و استفاده کند . در اینصورت علاوه بر اینکه آخرین پیشرفت ها مورد استفاده قرار می گیرد ، نقایص و خرابی آنها نیز زودتر مشخص می شود و قبل از اتمام مدت ضمانت شرکت پیمانکار ، امکان اصلاح آنها بدون تحمیل هزینه به سازمان امکان پذیر است . بدیهی است خرید و نصب برخی تجهیزات شبکه باید به صورت یکباره و یکسان در ابتدای راه اندازی پروژه صورت گیرد . بحث انتخاب نرم افزار و الزام های آئین نامه ها و بخشنامه های زیادی از سوی مراجع مختلف به ویژه شورای عالی انفورماتیک در این زمینه صادر شده است . آنچه در اینجا مورد توصیه است ضرورت ساده بودن کار با آن توسط کاربران است . در واقع مدیران پروژه باید نرم افزارنویسان را وادار سازند که با کمترین حرکت ، بیشترین اقدام صورت گیرد . برای مثال ، در برخی نرم افزارها برای ثبت یک نامه یا ارجاع باید چندین کلیک یا دکمه صفحه کلید زده شود . همین عمل در برخی دیگر از نرم افزارها با تعداد اندکی کلیکیادکمهصفحهکلیدصورت می گیرد . مقاومت در برابر نرم افزار دوم خیلی کمتر است و پیاده سازی آن سریعتر صورت میگیرد( همان منبع ، 1385 ) .
ب- اقدام های در حین پیاده سازی :
آموزش: آموزش کاربران برای کار با شرایط جدید باید در دو مقطع انجام شود . در مقطع قبل از
پیاده سازی آموزش کارکنان باید با هدف آشنایی کلی آنها با کامپیوتر ، آشنایی مقدماتی با سیستم عامل مورد نیاز و کارکردهای عمومی آن ، آشنایی با نرم افزار Word به خصوص تایپ باشد . پر واضح است که آشنایی و حتی تسلط بر نرم افزارهای ویرایشی مثل Word با تسلط بر تایپ دو مقوله جدا از هم هستند تجربه نشان داده است میزان تسلط بر تایپ توسط کارشناسان و به خصوص مدیران با پذیرش یا مقاومت آنها در برابر سیستم ارتباط مستقیم دارد .
هر چند به طور معمول این موضوع کتمان شده و بیان نمی شود . در صورتی که بتوان برای اطمینان از این که کارکنان آموزش های لازم را فرا گرفته اند بخشی از امور حروفچینی نامه ها یا حداقل اصلاح آنها را به خودشان واگذار کرد در آمادگی آنها برای کار با سیستم بسیار مفید خواهدبود.درمقطع پیاده سازی آموزش کارکنان باید با هدف آشنایی آنها با نرم افزار و روال ها و رویه های جدید فعالیت ها با توجه به راه اندازی سیستم صورت گیرد ( همان منبع ، 1385 ) .
هر چند یک سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری خوب باید دارای راهنمای کاربران و مستندات و حتی فیلم آموزشی برای کاربران باشد اما این تسهیلات کاربران را بی نیاز از آموزش حضوری
نمی سازد . برای آموزش در این مقطع باید به چند نکته توجه داشت :
– آموزش کاربران باید به صورت طبقه بندی شده انجام شود یعنی گروه های کاربری (از قبیل کارکنان دبیرخانه ، کارمندان عادی ، مدیران فنی و مدیران عالی) که هر یک با بخش خاصی از نرم افزار سر وکار دارند نباید در یک کلاس تحت آموزش قرار گیرند. در غیر این صورت کلاس برای شرکت کنندگان خسته کننده و کم بازده می شود زیرا بخش اعظم مطالعات ارائه شده در هر کلاس برای گروهی مفید و برای گروهی غیر ضروری خواهد بود ( همان منبع ، 1385 ) .
– آموزش گروه های کاربری باید با فاصله زمانی باشد ، ارائه حجم وسیعی از اطلاعات به کاربران در طول یک یا دو روز موجب عدم یادگیری بهینه آنها می شود . آموزش باید بخش به بخش و با فواصل زمانی بیشتر باشد تا کاربر بتواند مطالب آموزشی را به صورت عملی روی نرم افزار پیاده و تمرین کند .
– آموزش باید با کار عملی و واقعی همراه باشد . به عبارت دیگر، اگر در حین آموزش یا بعد از آن کاربر مشغول کار عملی با سیستم نباشد ، حداکثر ظرف یک هفته تا 10 روز یافته های خود را فراموش خواهد کرد . بنابراین آموزش نرم افزار در صورت آماده نبودن سایر بخش ها ( از قبیل شبکه و نرم افزار ) باید متوقف شود ( موسوی مدنی ، نوروزی ، 1385 )
ج- اقدام های پس از پیاده سازی :
به طور معمول پس از پیاده سازی توقعات و انتظارات کاربران از سیستم بیش از گذشته است . بسیاری از آنها با توجه به آشنایی با قابلیت های سیستم تقاضا و درخواست هایی بیش از توان سیستم را مطرح می کنند که توجه به نظرهای کاربران و تلاش برای اجابت کردن آن راه را برای توسعه و اجرای سیستم های بعدی نیز فراهم می سازد. جهش ها و قدم های بعدی برای اتوماسیون سایر فعالیت های سازمان بعد از این مرحله ساده تر از گذشته خواهد بود و بسیاری از مشکلات اساسی بر طرف شده است (همان منبع ،1385) .
با این توضیحات اقدام های زیر پس از پیاده سازی اولیه توصیه می شود :
– آموزش تمام کاربران به خصوص کاربرانی که در دوره های آموزشی شرکت فعالی نداشتند یا کاربران تازه وارد . در این آموزش ها باید تمام قابلیت های سیستم حتی موارد جزیی به کاربران در هر بخش آموزش داده شود تا از همه امکانات سیستم استفاده کنند .
– جمع آوری نظرهای کاربران برای ارتقای نرم افزار و انتقال به مسئولان برای کارشناسی موارد مطرح شده و اعمال در صورت ضرورت .