دانلود مقاله دسترسی به اطلاعات و اتوماسیون اداری

   – گردش نامه در سازمان بر اساس چارت پروژه و چارت سازمانی
   – ارتباط افراد سازمان بر اساس رده های سازمانی و پروژه ای
   – صدور نامه بر اساس رده های سازمانی
   – امکان جستجوی جامع نامه ها با رعایت حق دسترسی
   – تعریف مهلت پاسخگویی برای نامه ها و اخطارهای دیرکرد
   – تولید اتوماتیک اسناد Word از روی اطلاعات جمع آوری شده نامه ( همان منبع ، 1381 )
2-2-17.سیستم سنتی عملیاتی دبیرخانه :
در سیستم دبیرخانه سنتی عملیات ثبت نامه‌ها به شرح زیر انجام می‌شود :
ثبت نامه‌های وارده : نامه‌های وارده یا نامه‌های دریافتی و ثبت نامه‌های صادره به صورت دستی یا از طریق پست ، ارباب رجوع یا پیك‌های مربوطه تحویل دبیرخانه شده و در دفتر اندیكاتور یا اندیكس ثبت می‌شود به این صورت كه شماره و تاریخ نامه همچنین موضوع در دفتر اندیكاتور نوشته شده و شماره دفتر به این نامه تعلق می‌گیرد و سپس نامه را به صورت دستی در كارتابل های مدیران مربوطه گذاشته و آنان پس از رویت و خواندن نامه آن را دستی ارجاع داده و پس از كپی گرفتن با دفاتر ارسال مراسلات تحویل دفاتر و مسولان آنها شده و رسید گرفته می شود ( همان منبع ، 1381 ) .
نامه‌های صادره : نامه‌های صادره ابتدا به صورت پیش‌نویس تهیه و به قسمت تایپ كه به صورت دستی یا كامپیوتری است داده شده تا تایپ شود . پس از امضاء مسئولان ذیربط نامه در دفتر اندیكاتور ثبت شده و شماره ای به این نامه اختصاص می‌یابد . این قسمت از ثبت را نامه‌های ارسالی تشكیل می‌دهند كه نامه بعد از شماره شدن در دفتر به صورت پاكت تحویل مامور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال می‌شود . برای داشتن سابقه‌ای از نامه‌ها حتماَ یك نسخه كپی باید در بایگانی دبیرخانه نگهداشته شود ( همان منبع ، 1381 ) .
سیستم‌رایانه‌ای و پیشرفته : اتوماسیون اداری دبیرخانه نرم‌افزار رایانه‌ای است كه از آن برای ارسال مراسلات به صورت غیر فیزیكی و سیستمی استفاده شده و در برنامه كار دبیرخانه‌ها گنجانده شده است . مزیت این نرم افزار نسبت به سیستم دستی این است كه عملیات ثبت نامه‌ها را به صورت نرم افزاری و سیستمی انجام می دهد . یعنی نامه‌ها در دفاتر فیزیكی وارد نشده و روال كار دبیرخانه در سیستم رایانه ثبت و ضبط می شود ( همان منبع ، 1381 ) .
2-2-18.سیستم جامع دبیرخانه اتوماسیون :
سیستم‌وارده : نامه‌های‌ارسالی ‌به شركت در سیستم وارده ثبت می شوند بدین صورت كه شماره نامه ، تاریخ نامه ، موضوع و عطف و یا شماره نامه پیرو در سیستم ثبت شده و سپس ذخیره می‌شوند متن نامه توسط اسكنر اسكن شده و در سیستم ضبط می شود بعد از انجام این عملیات نامه با متن كامل چه یك صفحه و یا بیشتر در سیستم ثبت شده و توسط كاربر به عنوان مورد نظر (مثلاَ مدیریت عامل) ارسال می‌شود . در همان زمان مدیریت عامل نامه را در كارتابل كامپیوتری خود باز كرده و نامه را می خواند و پس از خواندن ، ‌نامه را به امور ذیربط ارجاع می‌دهد . این عمل از ارسال فیزیكی نامه به دفاتر و یا مدیران شركت جلوگیری كرده و با سرعت عمل بیشتری می‌توان نامه ها را ارجاع و اقدامات لازم روی آنها انجام گیرد . سپس نامه فیزیكی در دبیرخانه بایگانی می‌شود . عملیات انجام شده در سیستم وارده همچنین به سرعت دسترسی به اطلاعات نامه توسط كاربر ، برای سهولت در پیدا كردن نامه برای ارباب رجوع كمك زیادی می كند . ارباب رجوع با در دست داشتن شماره ثبت نامه دیگر نیازی به جستجو در راهروها و اتاق ها را نداشته و با مراجعه به دبیرخانه كل گردش نامه و آخرین ارجاع نامه برای او مشخص و حتی دستورات روی سیستم مشخص است ( همان منبع ، 1381 ) .
سیستم صادره : نامه‌های خروجی شركت از ابتدای مرحله تایپ در سیستم اتوماسیون تایپ می شود به شخص امضاء كننده (مدیر عامل و یا مدیر امور) ارجاع می شود و به سرعت امضاء شده و به صورت خودكار به كارتابل دبیرخانه ارسال می شود . پرینت نهایی نامه در دبیرخانه گرفته شده و پس از امضاء فیزیكی روی اصل نامه ، نامه از طریق دبیرخانه پست و یا به محل مورد نظر ارسال می شود ( همان منبع ، 1381 ) .
2-2-19.بایگانی :
بایگانی به صورت سنتی: دانشمندان علوم اداری بایگانی را همچون حافظه یك سازمان و در مقیاس كلان به صورت تاریخ یك ملت می نگرند . یعنی اداره ، سازمان و كشوری كه دارای بایگانی منظم بوده است ، از هویت مشخص برخوردار است . به این ترتیب اهمیت بایگانی صحیح برای همگان روشن است ( علن ، 1379 ) .
2-2-19-1.متخصصان علوم اداری بایگانی را در سه بخش زیر مورد بررسی قرار داده‌اند :
بایگانی متمركز: در این بخش تمام واحدها و ادارات و دوایر یك سازمان مكاتبات و مراسلات خود را پس از اقدامات انجام شده به واحد و افراد خاصی به نام بایگان و بایگانی تحویل می دهندوادارهیا دایره ای مشخص مسوولیت حفظ اسناد و مدارك را برعهده دارد . در این روش دوباره كاری و بایگانی تكراری وجود ندارد . تنها اشكالی كه در این روش دیده می شود این استكهپروندهدربینراه ( فاصله ای كه بایگان به كارمند مربوطه پرونده را تحویل می‌دهد ممكن است مفقود شود یا اوراق آن ریخته و كم و زیاد شود یا ممكن است مراجعه كننده اطلاعات پرونده را دستكاری كند . البته با توجه به پشت شماره كردن اوراق و ثبت آن بر روی فرم مخصوص، تعداد اوراق مشخص و بنابراین كم و زیاد شدن آن منتفی است .) از سوی دیگر بایگانی متمركز باید در مكانی ایجاد شود كه از نور مناسب برخوردار بوده و فاقد هرگونه رطوبت باشد ( علن ، 1379) .
بایگانی ‌پراكنده ‌(غیرمتمركز) : در این روش هر كارمند یا واحد مدارك و اسناد مربوط به خود را در فایل یا قفس های جدا نگهداری می‌كند . اشكال این روش این است كه مدارك مربوط به یك موضوع چند بار در واحدهای مختلف بایگانی می شود و ممكن است دوباره كاری های بسیاری به وجود آید . به طور مثال در واحدی درباره موضوعی خاص قراردادی منعقد می‌شود و در واحد دیگر مكاتبات متضادی در مورد آن انجام می‌گیرد و احتمال حجیم‌شدن پرونده و تضاد عملیات در اینگونه بایگانی دیده می‌شود ( همان منبع ، 1387 ) .
بایگانی مركب:در این روش بایگان در سیستمی واحد ومدیریت متمركز مدارك واسناد یك سازمان را نگهداری می كند. اما هر بخش با نظارت مدیریت مركزی در اختیار كاركنان مربوطه است(همان منبع ، 1387 ).
شیوه فوق به دو قسمت تقسیم می شود :