دانلود مقاله سیستم اطلاعاتی اتوماسیون اداری و سیستم های اطلاعاتی مدیری

2-2-30.نمونه کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری :
– سیستم اطلاعاتی اتوماسیون اداری ( OAS ) : برای ارائه راه حل های موثر بمنظور پردازش شخصی و سازمانی داده ها ، انجام محاسبات و تهیه اسناد و مدارک سازمانی ( یاراحمدی ، 1387) .
– سیستم های اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی ( ECS ) : عبارتست از مجموعه نرم‌افزارهاي مورد نياز جهت انجام فعاليت‌هاي تجاري به صورت الکترونيکي ( نجف بیگی ، صرافی زاده ، 1375 ) .
– سیستم های اطلاعاتی عملیاتی ( TPS ) : سيستم اطلاعاتي- عملياتي (TPS) براي انجام امور اطلاعاتي و عملياتي قراردادها در قالب رويه‌ها و دستورالعمل‌ها و نرم‌افزار رايانه‌اي است .
– سیستم های اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) : گونه‌اي از سيستم‌هاي اطلاعات سازماني كامپيوتري كه اطلاعات داخلي سازمان را از سيستم‌هاي پردازش عمليات مي‌گيرند و آنها را در قالب‌هاي با معني و مفيد به عنوان گزارش‌هاي مديريت خلاصه مي‌كنند تا در انجام وظايف مديريتي مانند كنترل و تصميم‌گيري استفاده شوند ( زوارقی ، 1384 ) .
– سیستم های مطالعاتی کمک به تصمیم گیری ( DSS ) : کمک به مدیران برای فرایند تصمیم گیری در وظایف نیمه ساختار یافته برای پشتیبانی و بهتر از آن جایگزینی قضاوت های مدیریتی به منظور بهبود اثر بخش تصمیم گیری به جای کارایی آن ( کین ، اسکات ، 1978 ) .
– سیستم های اطلاعاتی جامع و یکپارچه (ES ) : این سیستم برای پوشش دادن تمام عملیات پردازش اطلاعات تحت یک بانک اطلاعاتی متمرکز به صورت سازگار و مرتبط استفاده می شود ( نجف بیگی ، صرافی زاده ، 1375 ) .
– سیستم های اطلاعاتی اتوماسیون اداری ( OAS ) : سیستم های اتوماسیون اداری پردازش اطلاعات روزانه مرتبط با فعالیتهای و وظائف اداری و زیر ساخت های سازمانی را بر عهده دارند . در این سیستمها از ابزارها و نرم افزارهای عمومی مختلف از جمله واژه پرداز ها مانند MSWord کاربرگ های الکترونیکی مانند MSExcel , Quattropropro نمایش اسلایدها مانند powerPoint و بانک های اطلاعاتی شخصی مانند MSAccess استفاده می شود ( حبیبی ، 1389 ) .
از امکانات دیگری از قبیل پست الکترونیکی ، فاکس و امثال آنها در سیستم های اتوماسیون اداری برای بر قراری ارتباطات و انجام امکانات و ارسال پیام ها هم استفاده می شود این ابزار ها در سیستم ارتباطات الکترونیکی دسته بندی شده اند و در سیستم های اتوماسیون اداری به آنها پرداخته نمی شود ( همان منبع ، 1389 ) .
شاید رایج ترین سیستم های اطلاعاتی ، همین سیستم های اتوماسیون اداری باشند که در اکثر سازمان ها از آنها استفاده می شود . اما نکته مهم در این موضوع عدم سازگاری بسیاری از نرم افزار های مشابه در برخی از سازمان هاست . یکی از وظایف مهم توسعه فن آوری اطلاعات در سازمان ها ، استانداردسازی فرمت های کاری و سازگاری برخی از ابزارهای سیستم های اتوماسیون اداری مطابق محیط ارتیاطی داخل و خارج سازمان هاست ( همان منبع ، 1389 ) .
برخی سازمان ها از نرم افزار های ویژه اتوماسیون اداری به طور یکپارچه و هوشمند استفاده می کنند تا وظایف گردش و تولید اسناد و مکاتبات و تصمیم گیری ها به اضافه عملیات دبیرخانه نیز به طور سیستماتیک و اتومات انجام گیرد . برخی دیگر از سازمان ها به طور پراکنده و اغلب بدونارتباط شبکه ای و غیرسیستماتیک از ابزارهای مستقل سیستم های اتوماسیون اداری استفاده می کنند ( همان منبع ، 1389 ) .
شرکت نرم افزاری مایکروسافت ، یک مجموعه سازگار و عالی از این نوع نرم افزار ها را به نام مجموعه Office تولید و مدام کارایی آنها را توسعه می دهد . با توجه به امکانات نصب شبکه ای مجموعه Office به راحتی می توان بسیاری از خدمات اتوماسیون اداری را در آنها طراحی و پشتیبانینمود ( زرگر ، 1383 ) .
نگاه عامه ، بسیاری فناوری اطلاعات را برابر با این مفهوم می دانند ، اتوماسیون اداری ، کاربرد فناوری رایانه به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آنهاست . استفاده از رایانه جهت تهیه اسناد ، نگهداری و باز یافت آنها و نیز ارسال داده به بخش های مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیری را به همراه داشته است . ایده دفاتر بدون کاغذ و نتایج مفید حاصل از آن تنها ازطریق به کارگیری سیستم های اتوماسیون اداری تحقق می یابد ( همان منبع، 1383 ) .
با پیدایش سیستم های پست الکترونیکی ، کارکنان اداری برای یکدیگر پیام نیز ارسال می کنند . در ضمن از آنجایی که کارکنان اداری می توانند از فایل های مشترک استفاده کنند ، تابلو های اعلانات الکترونیکی نیز ایجاد شده است . این فایل ها پست الکترونیکی هستند که مردم می توانند پیام های عمومی خود را بر روی آنها قرار دهند . این امکانات بسیار جالب توجه هستند ، به طوری که با پیشرفت فناوری می توان نمودار هایی با کیفیت عالی در این پیام ها قرار داد ( حبیبی، 1389 ) .
به علاوه با پیدایش هزینه مکاتبات کاهش یافته ، به طوری که مدرک حاوی متن ، تصویر و نمودار را با قیمت ارزان می توان ازطریق خطوط تلفن انتقال داد . به موازات این پیشرفت ها فناوریرایانهای، سیستم های صوتی اداری را نیز ارتقاء بخشیده است . تلفن های اداری به سیستم های اختصاصی مبادله خیلی پیچده مرتبط می شوند ( همان منبع، 1389) .
سیستم های نوشتار گروهی نیز تهیه شده است . این سیستم ها به کارکنان کمک می کنند تا بتوانند به صورت كارآموزی و گروهی با یکدیگر کار کنند.هدف از تهیه سیستم های نوشتار گروهی آن است که کار افراد به تلاش های گروهی منجر شود و هم این که بتوان به بخشی از کار دیگران که تهیه شده است دسترسی داشت . ( همان منبع ، 1389) .
سازمان های بزرگ از قابلیت کنفراس ویدئویی استفاده می کنند تا کارکنان بدون نیاز به مسافرت بتوانند به صورت رو در رو با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند . در ابتدای کار ، از این قابلیت ها برای ارتباط چند مدیر در دو سه محل استفاده می شد . اما اخیراً از این سیستم ها برای ارتباط هزاران نفر بر روی یک موضوع استفاده می شود ( همان منبع ، 1389) .
2-2-31.اتوماسیون اداری و ارتباطات :
امروزه محيط‌هاي كسب و كاري با چالش‌هاي گوناگوني از قبيل گسترده شدن تعاملات دروني و بيروني سازمان، با نياز به ارتباط بيشتر واحدهاي سازماني و ضرورت نظارت مستمر بر پيشرفت كارها و … مواجهند. مديران سازمان‌ها نياز دارند كه با سرعت و دقت بيشتري روند انجام امور را نظارت و پيگيري نمايند . تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌هاي كاري فشرده به اندازه‌اي افزايش پيدا مي‌كند، كه انجام و پيگيري آنها به صورت دستي و سنتي عملا خارج از توان نيروي انساني بوده و ممکن است با مشكلات زيادي همراه شود ( موسوی مدنی ، نوروزی ، 1385 ) .
با نگاهي به كاربردهاي سيستم اتوماسيون اداري ، مشخص مي‌شود كه اتوماسيون اداري بيشترين كاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. اين سيستم اكثر حوزه‌هاي ارتباطي سازمان را در برگرفته و متحول مي‌كند. مراودات دفتري و مکاتبات اداري، بيشترين حوزه‌هاي ارتباطي را در سازمان‌ها ايجاد مي‌كنند . با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري، كليه مکاتبات اداري و دفتري تحت پوشش اين سيستم قرار مي‌گيرند گستردگي كنوني اتوماسيون اداري، به خارج از اين مراودات نيز كشانده شده است . با كاربرد اين سيستم حتي نيازي نيست كه جلسات و كنفرانس‌ها به روش سنتي، يعني جمع شدن فيزيكي افراد در كنار يكديگر، انجام شود زيرا كنفرانس از راه دور اين محدوديت را برطرف كرده است . ورود سيستم اتوماسيون اداري به يك سازمان همراه با تحولي عميق در ارتباطات سنتي و مرسوم سازمان خواهد بود. بسياري از مراودات و ارتباطات ، مانند ارسال يا ارجاع نامه‌ها، با صرف كمترين زمان توسط سيستم ، امكان پذير خواهد بود . اين سيستم حتي امكانات جديد ارتباطي را نيز در اختيار كاركنان قرار مي‌دهد ، مانند ارسال نامه‌هاي الكترونيك يا پيام‌هاي شخصي. به نظر مي‌رسد اين سيستم براي اغلب حوزه‌هاي سازماني كه به گونه‌اي به ارتباطات وابسته‌اند ، راه حلي دارد. بنابراين مي‌توان گفت كه تأثير آن بر ارتباطات سازماني اجتناب ناپذير است ( همان منبع ، 1385 ) .
بسياري از امكانات سيستم‌هاي اتوماسيون اداري معمولا به صورت اختياري از طرف شركت ها ارائه مي‌شود . خريداران سيستم، با توجه به نيازهاي خود اقدام به انتخاب تسهيلات مي‌نمايند. پايه كار و انتظار در يك سيستم اتوماسيون اداري، مبتني بر گردش نامه‌هاست . بسياري از سازمان‌ها فقط جهت خودكار سازي روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از اين سيستم استفاده مي‌كنند و تمايلي به خريد امكانات ديگر آن (به دليل كاربرد كم و البته قيمت آنها ) ندارند . بنابراين عليرغم اينكه اين سيستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترين و سريع ترين امكانات هستند ، لذا استفاده‌كنندگان آن عملا اطلاعي از اين تسهيلات نداشته و در نتيجه اين بعد سيستم را ضعيف ارزيابي كرده‌اند ( همان منبع ، 1385 ) .