دانلود مقاله سیستم های اطلاعاتی و سیستم های اطلاعات

اتوماسیون غیر کار آمد مسلماً اتوماسیون ساده فرایند های غیر کارای فعلی ، بسیار بسیار ناکارآمد خواهد بود . چنین عملی ناقض اهمیت بالای بکارگیری تکنولوژی در ایجاد کارایی بیشتر و نیز بدست آوردن منافع بیشتر سازمانی خواهد بود . فرایندهای مورد تجدید نظر قرار گرفته ، باید سرآغازی برای باز تعریف رفتارها و ارزش ها در مجموعه دولتی و نیز اهداف و معیارهای ارزیابی آن باشند. (infoemation society commission ، 2003 ) .
2-2-7.اتوماسيون مكاتبات اداري :
اتوماسیون مکاتبات اداری سیستم نرم افزاری که کاربران را قادر می سازد ، مکاتبات وارده به سازمان را به داده های دیجیتال (اعم از تصویر یا متن) تبدیل و با اعمال کنترل های مختلف در سازمان به جریان اندازند . در این سیستم ها تمام مکاتبات صادره و داخلی از ابتدا بصورت دیجیتالتولیدونگهداری می شود . این سیستم ها دارای قابلیت های زیادی در زمینه کارتابل الکترونیکی ، جست و جوی آسان و سریع نامه ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات هستند. از این سیستم ها گاه به نام دبیرخانه مکانیزه نیز یاد می شود ( کریمی زند ، 1388 ) .
سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است . این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند . پردازشگرهای متن ، پست الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فاکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس صوتی از ابزار هایی است که می تواند در این مجموعه به کار رود( صرافی زاده ،1383 ) .
سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل و مدیریت فرایند ها تشکیل می شود که با سیستم دبیرخانه ، سیستم های پردازش عملیات و سیستم آرشیو در ارتباط است . بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم های نرم افزار های سازماندهی ميشود( همان منبع ، 1383 ) .
باید توجه کرد که ازطریق مدیریت فرایند ها در یک سیستم جامع نرم افزاری می توان تمامی عملیات یک سازمان را با استفاده از ابزار های پیش گفته به نحو مطلوب سازماندهی کرد . می توان با استفاده از سیستم مدیریت فرایند گردش کلیه فرم هایی را که در سیستم های پردازش عملیات (TPS ) وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجام رساند . به این ترتیب بدون استفاده از فرم های کاغذی تاییدهای مورد نیاز هر فرم تعریف می شود و با گردش آن در سیستم کارتابل هر فرایند تکمیل می شود ( همان منبع ، 1383 ) .
بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از بکار گیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از آن محسوب می گردد . ضمن آنکه باید توجه داشت با استفاده از سیستم های یکپارچه که در آنکلیه فرایند های سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند می توان به مفهوم کامل به سمت سازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع به موقع و با اطمینان را انتظار داشت و حتی بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ ( همان منبع ، 1383 ) .
2-2-8.سيستم هاي اطلاعات اداري
سيستم هاي اطلاعات اداري از امور اداري از طــــريق فناوري اطلاعاتي حمايت مي كند . سيستم هاي اطلاعات مدرن از جمله اجزا سيستم اطلاعاتي مديريت (MIS) است كه ابزارهايي را براي ارتباطات و هماهنگي ما بين كارگران دانشي به وسيله ايجاد مديريت اثربخش اسناد و پيام ها و جلسات الكترونيك فراهم مي كند(زاوز،1992) .
بكارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي مبتني بر رايانه در فرايندهاي مديريت ، موجب تحولات بزرگي در اين حوزه شده است . اين سيستم‌ها با توجه به سرعت پردازش بالا و قابليت ذخيره حجم عظيمي از داده‌ها و اطلاعات ، امكان پردازش و تجزيه و تحليل اطلاعات را به وجود آورده‌اند ، خصوصاً زماني كه تحليل حجم بزرگي از داده‌هاي عددي مد نظر باشد . اين حجم از اطلاعات و داده‌ها ، عليرغم بزرگي ، از نظر فيزيكي حجم بسيار كمي را در مقايسه با روش‌هاي سنتي اشغال مي‌كنند و دسترسي به آنها نيز سريع تر است ( موسوی مدنی ، نوروزی ، 1385) .
از طرفي ارتباطات درون و برون سازماني را سريع تر ، دقيق تر و ارزان تر نموده‌اند ؛ و مفهوم
« ارتباطات در هر كجا و هر زمان » را عينيت بخشيده‌اند . به همين دليل ارتباط اعضاي يك گروه را ارتقاء بخشيده و در واقع انجام كار گروهي را در سازمان‌ها تسهيل نموده‌اند ( همان منبع ، 1385 ).
اين سيستم‌ها ، سطوح مختلفي از كار و تصميم گيري را در برمي‌گيرند . چهار سطح معمول از اينگونه سيستم‌ها كه معمولا در سازمان‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرند ، عبارتند از :
_سيستم‌هاياطلاعاتيجهتپشتيبانيازعمليات(مخصوصكارهايروزمره)
_سيستم‌هاياتوماسيوناداريوسيستم‌هاياطلاعاتيمخصوصدانش‌کاران
_ سيستم‌هاي اطلاعات براي مديران و سيستم‌هاي گزارش‌دهي به مديريت .
_ سيستم‌هاي اطلاعات براي مديران ارشد ( سيستم‌هاي پشتيباني از تصميم‌گيري و سيستم‌هاي خبره ) .
امروزه انواع مختلفي از سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريتي در سازمان‌ها جهت اهداف گوناگوني از قبيل ؛ تسهيل ارتباطات ، آسان‌سازي گردش مكاتبات اداري، امكان گزارش‌گيري هاي مستمر ، طراحي و توليد كالاها با استفاده از نرم افزارهاي رايانه‌اي ، تصميم‌گيري هاي دوره‌اي يا كلان و … مورد استفاده قرار مي‌گيرند . به نظر مي‌رسد يكي از سيستم‌هاي اطلاعاتي كه جايگاه مناسبي در سازمان‌هاي ايراني پيدا كرده است و به طور روزمره مورد استفاده قرار مي‌گيرد ، سيستم اتوماسيون اداري باشد ( جمشیدیان ، مهدی پور عطاآبادی ، 1387 ) .
2-2-9.اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی :
اطلاعات يكي از منابع با ارزش و اصلي مديران سازمان است . منابع انساني ، مواد اوليه و منابع مالي در روند توليد داراي اهمیت خاصي است ، ولی در عصر اطلاعات و ارتباطات ، اطلاعات دارايارزش ويژه اي می باشد . اطلاعات به طور محسوسي بر بينش و رفتار منابع انسانی یک سیستم اثر گذاشته و باعث رشد و ارتقاء سیستم می گردد ( حبیبی ، 1389 ) .
فناوري و ابزارهاي الكترونيك تاثير قابل توجهی بر جهت گيري  جوامع و اطلاعات موردنياز دارد . با توسعه فناوری اطلاعات ، نه فقط  مديران ارشد و مديران اجرايي ، بلكه کلیه اقشار جامعه چون محققان و دانشوران و تجار ناگزير به استفاده از اطلاعات می باشند . كاربران نظام اطلاعات ، اطلاعات را چون يك منبع ارزشمند ، هم سنگ سرمايه و نيروي كار به كار مي برند .