مقاله اولویت‌بندی اهداف و فعالیت‌ها و مهارتهای سازمانی مدیریت زمان

توانایی انتقال موفقیت‌آمیز عقاید و گرایش‌های خود به دیگران.
پرورش مهارتهای ادراکی:
برای پرورش این مهارت نیز روش‌های چندی به‌کاررفته است اما نتایج آن‌ها متفاوت بوده است. ولی بهترین نتایج همیشه از طریق کاربرد روش آموزش و پرورش مرئوسان به وسیله سرپرستان آن‌ها به دست آمده است. یکی از راه‌هایی که سرپرست بدان وسیله می‌تواند به «آموزش وپرورش» مرئوسان خود کمک کند این است که مسئولیت خاصی را به مرئوسی محول کند و هر گاه این مرئوس تقاضای کمک کند به جای آن به سؤال‌های او پاسخ دهد، خود از او هوشمندانه سؤال‌هایی کند که او را به تفکر وادارد. یکی از عالی‌ترین روش‌های پرورش مهارت ادراکی، آموزش حرفه‌ای است. بدین معنی که سرپرست، جوانان مستعد سازمان را از کاری به کار دیگری که از لحاظ مسئولیت در یک سطح قرار دارند انتقال می‌دهد و بدین وسیله به آن‌ها فرصت می‌دهد تا کار سایر همکاران خود را بیاموزند. روش‌های دیگری نیز وجود دارد نظیر ماموریتهایی که با مسائل و مشکلات متقابل ادارات ربط دارد، انجام وظیفه درست اعضای هیئت‌مدیره برای روسای بخش‌های پایین، یا برای گروه‌های بزرگ تر، دوره‌های بررسی قضایای اداری به شرط آنکه فقط قضایای مورد استفاده قرار گیرند که مسائل کلی مدیریت و هماهنگی متقابل ادارات را در بر گیرد، سودمند خواهد بود (برگر،1995؛ به نقل از دهقان،1386).
2-3- مبانی نظری مدیریت زمان
2-3-1- مبانی نظری مهارتهای سازمانی مدیریت زمان
مهارتهای سازمانی مدیریت زمان شامل شش بعد می‌باشد که عبارت‌اند از: هدف‌گذاری، اولویت‌بندی اهداف و فعالیت‌ها، برنامه‌ریزی عملیاتی، تفویض اختیار، مدیریت ارتباطات، مدیریت جلسات.
2-3-1-1- هدف‌گذاری
علاقه بند بیان می‌دارد، هدف‌ها، نتایج مطلوبی است که فعالیت سازمان در جهت آن‌ها هدایت می‌شود، اهداف انتظاراتی به وجود می‌آورند که ملاک‌های تصمیم‌گیری قرار می‌گیرند (معین، 1387).
هدف، نتیجه مطلوبی است که رفتار، در جهت آن هدف می‌شود. نتایجی که رفتار، عملاً، در جهت آن‌ها هدایت می‌شود، هدف‌های واقعی را تشکیل می‌دهند. هدف‌ها در معرض تغییر و تحول قرار دارند. تغییر هدف‌ها در نتیجه کار و تجربه باهدف ها و تحت تأثیر عوامل و نیروهای داخلی و خارجی صورت می‌گیرد (شعبانی،1381).
2-3-1-2- اولویت‌بندی اهداف و فعالیت‌ها
اسلامی (1373) می‌گوید: یکی از بزرگ‌ترین ذخیره کنندگان وقت، انجام امور بر اساس اولویت است. وی می‌گوید با انجام امور بر اساس اولویت، هرگز کارهای مهم بر زمین نمی‌ماند وقت به امور غیرضروری اختصاص نمی‌یابد اولویت‌بندی امور نیازمند آن است که فرد نسبت به کارهایی که می‌خواهد انجام دهد، آگاهی لازم را داشته باشد. اولویت‌بندی بدین معنی است که مشخص کنیم کدامیک از وظایف بالاترین اهمیت را داراست کدامیک از درجه اهمیت کمتری برخوردار است و کدامیک از فعالیت‌ها در پایین‌ترین سطح اولویت‌ها می‌باشد.
2-3-1-3- برنامه‌ریزی عملیاتی
برنامه یعنی رهنمودی که بدان وسیله سازمان برای رسیدن به هدف‌هایش منابع مورد نیاز را تأمین می‌کند و آن‌ها را در راه دستیابی به هدف‌های مورد نظر به مصرف می‌رساند (استونر،1382).
عدم وجود برنامه، باعث بحران مدیریتی می‌شود. برنامه‌ریزی وقت می‌گیرد، ولی در حقیقت باعث حفظ اوقات در درازمدت است و کلید اصلی در بهره‌برداری موثر از وقت می‌باشد. مدیرانی که برنامه‌ریزی نمی‌کنند و فقط دنبال حل مشکلات روزمره هستند، هرگز برای مشکلاتی که بروز می‌کنند، از قبل آمادگی کسب نکرده‌اند. برنامه‌ریزی، بسیاری از اقداماتی را که فرد در روزهای مختلف باید انجام دهد، مشخص کرده و از روزمرگی در امور جلوگیری می‌کند (اسلامی، 1373).
2-3-1-4- تفویض اختیار
تفویض ممکن است به شکل انتقال کامل وظایف از یک سطح بالاتر به سطح پایین تر تعریف شود. اغلب کارکنان مشتاق‌اند که مسئولیت بیشتری بپذیرند. تفویض اختیارات بیشتر، لیاقت وکارآیی را افزایش می‌دهد، غالباً به عهده کسانی است که احتمالاً نمی‌توانند در جریان تمام وقایعی که اتفاق می‌افتد، باشند (هاگمن،1380).
تفویض اختیار عبارتی است که معمولاً به صورت غلط تعبیر شده است و در موارد مختلف، به اشتباه از آن استفاده می‌گردد. تفویض اختیار زمانی معنی میابد که شما یکی از اعضا را آگاهانه انتخاب کنید و اختیار بخش از کاری را که وظیفه معمول خودتان است و در ازای انجام آن حقوق می‌گیرند به او واگذارید (الکوک،1382).
2-3-1-5- مدیریت ارتباطات
هر انسان از طریق شبکه‌ای از روابط با دیگران ارتباط برقرار می‌کند. علت وجودی چنین رابطه‌ای این است که ما برای رسیدن به هدف‌های خود به حمایت و پشتیبانی متقابل یکدیگر نیاز داریم (استونر،1379).
علاقه بند (1387) در تعریف ارتباط و بیان جایگاه آن در امور سازمان‌ها می‌گوید: «ارتباط، فراگرد تفهیم و تفهم یا انتقال معانی میان اشخاص و گروههاست. فعالیت وهمکاری در محیط سازمانی مستلزم وجود روابط انسانی توام با اعتماد متقابل میان مدیر و کارکنان است. روابط انسانی در پرتو ارتباط پدید می آید».
2-3-1-6- مدیریت جلسات
با رعایت بعضی از موارد می‌توان از اتلاف وقت در جلسات جلوگیری کرد: