دانلود پایان نامه

در طي سالهاي بعد ساير تكنولوژي‌ها در امور اداري بكار گرفته شد كه بعضي با كامپيوتر و بعضي بدون آن بود. بدنبال اين بحث مي‌توان تعريف اتوماسيون اداري را چنين عنوان نمود. (چهار سوقي، 1380)
عمدتاً چهار گروه از اتوماسيون اداري استفاده مي‌كنند. مديران، اشخاص متفكر، منشي‌ها و كارمندان دفتري. اشخاص متفكر يا حرفه‌اي كساني هستند كه سايرين را اداره نمي‌كنند، اما در ارائه نوعي مهارت خاص همكاري دارند كه آنها را از كاركنان دفتري و منشي‌ها متمايز مي‌سازد. اشخاص حرفه‌اي معمولاً حقوق دريافت مي‌دارند در صورتي كه به منشي‌ها اغلب بر مبناي كار ساعتي، پرداخت صورت مي‌گيرد. همچنين اصطلاح كارمند حرفه‌اي به مديران و اشخاص حرفه‌اي كه دانش آنها كمك اصلي را به فعاليتشان مي‌نمايد، نيز اطلاق شده است.
اتوماسيون مي‌تواند تهيه مكاتبات ارسالي براي كاركنان متفكر را آسان‌تر سازد. بطور مثال: كاركنان و يا منشي‌هاي ايشان مي‌توانند با استفاده از كلمه پردازي، نام‌ها و يادداشتها و گزارشات را تهيه كنند. البته مكاتبات ارسالي يك شخص، مكاتبات دريافتي شخص ديگر است. اتوماسيون اداري به عنوان وسيله‌اي براي مكاتبات دريافتي و ابزاري در كسب اطلاعات جهت حل مساله مي‌باشد و دريافت‌كننده به راحتي مي‌تواند از كيفيت برتر مستندات استفاده نمايد. (مك لويد،1372)
سيستم اطلاعاتي عملياتي TPS
اين نوع از سيستم‌هاي اطلاعاتي، ابتدايي‌ترين سيستمهاي اطلاعاتي هستند و براي اولين بار در دهه 1950 در بخش حسابداري شركتهاي بزرگ ايجاد شدند، سيستمهاي پردازش عمليات روزانه را كنترل و پشتيباني مي‌كنند.
(Sen and others, 1990, P:86)
در كل دو نوع سيستم اطلاعاتي عملياتي(TPS) مي‌توان مشاهده كرد:
1 ـ سيستمهايon – line كه شامل يك ارتباط مستقيم بين كاربر و برنامه TPS
2 ـ سيستمهاي Batch كه رخدادها در آن با هم گروه‌بندي مي‌شوند و به عنوان يك واحد پردازش مي‌شوند.
با توجه به تفاوتهاي موجود در زمينه فعاليت سازمانها مي‌بايست سيستمهاي اطلاعاتي نياز‌هاي خاص آنان را برآورده سازند. اين تنوع نيازها و انتظارات، كارشناسان سيستم‌ها را وا مي‌دارد تا حداقل، به سه بعد اساسي در طراحي فرايند عمليات توجه كنند. اين ابعاد عبارتند از زمان، فن‌آوري و ابزارهاي مدل‌سازي. چنانچه بخواهيم فرايند عمليات را با توجه به بعد زمان طراحي كنيم، با دو حالت روبرو خواهيم بود:
1- طراحي زمان واقعي(on – line): يعني به محض وقوع هر فعاليتي، داده‌هاي مربوط به آن وارد كامپيوتر شده و پردازش شوند.
2 ـ طراحي برنامه‌اي يا دسته‌اي(Bath) : كه در آن داده‌هاي مربوط به مجموعه‌اي از فعاليتها در طي زمان و مطابق با برنامه‌هاي مشخص مورد پردازش قرار مي‌گيرند.
(David Kroenke, 1992, P:28)
سيستمهاي كارهاي دانش‌بر KWS :
كارهاي دانش‌بر در اداره‌ها و بخش‌هاي سازمانها انجام مي‌شود. از سوي، ديگر نظام خودكار كردن اين‌گونه واحدها نيز به منظور فراهم ساختن راه پردازش، پخش و هماهنگي اطلاعات در شركتها و سازمانهاي ديگر، بوجود آمده است. بنابراين بايد، نقش اداره‌ها را در سازمانهاي نوين و بازرسيهاي نظام خودكار كردن آنها، بررسي شود.
اداره‌ها اكنون دسته‌هاي گوناگوني از كاركنان حرفه‌اي، آگاه به مديريت و كارشناس را در خود گردآورده‌اند و تركيبي از گروه‌هايي شده‌اند كه به سوي هدف مشتركي گام بر مي‌دارند. در اين مفهوم كار اداره بسيار پيچيده، بر پايه همكاري با ديگران و در همان حال فردي و مستقل مي‌باشد. اداره‌هاي نوين سه نقش برجسته در سازمان بازي مي‌كنند:
ـ هماهنگ نمودن كار گروه‌هاي حرفه‌اي محلي و كاركنان بخش اطلاعات و دانش‌بر.
ـ پيوند دادن كارهايي كه در لايه‌ها و وظيفه‌هاي گوناگون سازماني انجام مي‌گيرند.
ـ پيوند دادن سازمان با محيط پيرامون از جمله مشتريان و تامين كنندگان.