پایان نامه درمورد سیستم‌های اطلاعاتی مدیری و صرفه جویی در هزینه‌ها

به طور کلی چهار نوع اصلی سیستم‌های اطلاعاتی وجود دارد که هر کدام به چهار سطح متفاوت خدمت می‌کنند: سیستم‌های سطح عملیاتی، سیستم‌های سطح دانش، سیستم‌های سطح مدیریت و نهایتاً سیستم‌های سطح استراتژیک. در ادامه به توضیح هر کدام از این سیستم‌ها و سطحی که در آن کاربرد دارد پرداخته شده است(پاینس ،2004).
سیستم‌های سطح عملیاتی
سیستم‌های سطح عملیاتی فعالیت‌های مدیران عملیاتی را از طریق حفظ سوابق فعالیت‌های اولیه و تبادلات سازمان از قبیل رسیدها، سپرده‌های نقدی، لیست حقوق و دستمزد، و جریان مواد خام در سازمان، مورد حمایت قرار می‌دهند. هدف اولیه از این گونه سیستم‌ها در این سطح، پاسخگویی به سوالات روزمره و روتین و همچنین پیگیری جریان تعاملات و تبادلات در سراسر سازمان است.
سیستم‌های گردش کار ، عملیاتهای نمایندگی و کارگزاری را مورد حمایت قرار می‌دهند. بسیاری از سازمانها در حال توسعه سیستم‌های مدیریت جریان کاری به منظور تسهیل فرایند کنترل جریان کار درون سازمان از طریق بکار گیری نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و جریان کار هستند. با بکارگیری نرم‌افزارها به منظور ذخیره سازی و انبار اطلاعات به صورت الکترونیکی، سازمان می‌تواند فرایند کاری خود را باز طراحی کند و بسیاری از فعالیت‌های زائد را حذف نماید و همچنین این امکان را برای سازمان فراهم می‌آورد تا سازمان بتواند به صورت کارآمد تری اطلاعات را از یک شخص یا یک مکان به شخص یا مکان دیگری انتقال دهد. نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و جریان کار، فرایندهایی از قبیل ارسال اطلاعات و اسناد به نقاط مختلف، برنامه ریزی کارها، و تولید گزارش‌ها را به صورت خودکار در می‌آورد. دو یا چند نفر می‌توانند به صورت همزمان بر اسناد مشابهی کار کنند. به عنوان مثال در فرایند صدور مجوز، کلیه افرادی که باید اسناد را بررسی کنند از قبیل مهندسان، حقوقدانان سازمان و برنامه ریزان می‌توانند به صورت همزمان مدارک را بررسی و بازنگری کنند(پاینس،2004).
به عنوان مثال از سیستم‌های سطح عملیات می‌توان سیستم‌های پردازش تراکنش‌ها را نام برد که در خدمت سطح عملیاتی هستند. سیستم‌های پردازش تراکنش‌ها، سیستم‌های کسب و کار پایه هستند که در خدمت سطح عملیاتی سازمان می‌باشند. یک سیستم پردازش تراکنش، سیستمی رایانه‌ای شده است که تراکنش‌های عادی روزانه را که برای هدایت کسب و کار لازم است، اجرا و ثبت می‌کند (لاودن، 74؛مارتین ،1995). نمونه‌های آن عبارتند از: وارد کردن سفارش فروش، لیست حقوق، نگهداری سوابق کارکنان و حمل و نقل و رزرو بلیط و… .
سیستم‌های سطح دانشی
سیستم‌های سطح دانش، کارگران داده‌ای و دانشی سازمان را مورد حمایت قرار می دهند. هدف سیستم‌های سطح دانش، کمک به سازمانها در تلفیق دانش جدید در درون سازمان و فرایند‌های قدیمی و همچنین کنترل جریان کار‌های اداری و به اصطلاح کاغذ بازی‌های درون سازمان است. سیستم‌های گزارشگری از جمله سیستم هایی هستند که از فعالیت سیستم‌های سطح دانش حمایت می‌کنند. تولید گزارش‌ها از اساسی‌ترین کارکردهای بیشتر سیستم‌های اطلاعاتی است. به عنوان مثال، داده‌های جمعیت شناختی می‌تواند به منظور تکمیل فرم‌های دولتی مورد نیاز مورد استفاده قرار گیرد و همچنین، سیستم مراقبت و نگهداری می‌تواند به منظور تولید گزارش‌ها در مسیر شناسایی افرادی که غیبت از کار بالایی دارند، بکارگرفته شود(پاینس،2004). به عنوان مثال از سیستم‌های این سطح می‌توان سیستم‌های کاردانایی و اداری را نامبرد. سیستم کاردانایی و سیستم‌های اداری نیازهای اطلاعاتی را در سطح دانایی سازمان تامین می‌کنند. سیستم‌های کاردانایی به کارکنان دانایی کمک می‌کند، در حالیکه سیستم‌های اداری در وهله نخست به کارکنان داده‌ای کمک می‌رسانند، اگرچه به طور گسترده‌ای مورد استفاده کارکنان دانایی هم قرار می‌گیرند(لادن و لادن، 1384).
سیستم‌های سطح مدیریت
سیستم‌های سطح مدیریت به منظور خدمت به نظارت، کنترل، تصمیم گیری و اداره فعالیت‌های مدیران میانی طراحی شده است. سیستم‌های حمایت از تصمیم گیری یکی از انواع سیستم‌های سطح مدیریتی است. این سیستم‌های بر اساس یکسری اطلاعات ساده و گزارشات ساده فعالیت می‌کنند؛ آنها نوعاً به گونه‌ای فعالیت می‌کنند تا بتوانند کاربران نهایی را در تصمیم گیری کمک کنند. برنامه‌ریزی کارهای اجرایی و استخدام از جمله حوزه هایی است که این گونه سیستم‌ها در حمایت از تصمیم گیری می‌توانند مفید باشند. در برنامه ریزی کارهای اجرایی یکی از سوال‌های معمولی که پرسیده می‌شود این است که چند نفر باید برای یک دوره زمانی معین یا یک رویداد خاص برنامه ریزی شده باشند. اگر تغییراتی در حجم کار یا متغیرهای فصلی به خاطر افزایش یا کاهش نیاز به خدکات یا کالا روی دهد، این سیستم ها می تواند الگویی برای میزان نیروی کار مورد نیاز برای هر دوره به ما بدهد. سوالات مشابهی در زمینه و در ارتباط با مباحثی از قبیل جذب و استخدام نیز می‌توان مطرح کرد. اگر انتظار می‌رود که بازنشستگی در سازمان افزایش یابد، چه تعداد از افراد را در سازمان نیاز داریم و چه تعداد را باید استخدام کنیم؟ دیگر موضوعات مدیریت منابع انسانی از قبیل برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مزایا موردهای خوبی هستند که چنین سیستم هایی می‌توانند آنها را یاری دهند(پاینس،2004).
به عنوان نمونه از سیستم‌های سطح مدیریتی می‌توان به سیستم‌های اطلاعات مدیریت اشاره کرد. همانطور که می‌دانیم واژه سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت بخشی از سیستم‌های اطلاعاتی را مشخص می‌کند که در خدمت وظایف سطح مدیریتی هستند. سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، گزارش‌های مدیریتی و دسترسی آنلاین به عملکرد جاری سازمان و سوابق تاریخی را فراهم می‌کند. جهت گیری سیستم‌های اطلاعات مدیریت، منحصرا به سوی رویدادهای درونی است، نه رویدادهای محیطی و بیرونی. سیستم‌های اطلاعات مدیریت در وهله نخست در خدمت وظایف برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری در سطح مدیریتی است. به طور کلی آنها برای داده‌های خود به سیستم‌های پردازش تراکنش‌ها وابسته هستند. به طور خلاصه، سیستم‌های اطلاعات مدیریت عملیات‌های بنیادی شرکت را تلخیص و گزارش می‌کنند این سیستم‌ها از نظر مفهومی از برنامه‌های سیستم‌های پردازش تراکنش یک سطح بالاتر است و به عملیات روزمره مربوط نمی شود(لادن و لادن،1384).
سیستم‌های سطح استراتژیک
سیستم‌های سطح استراتژیک به مدیران ارشد سازمان که دارای تمایلات استراتژیک و بلند مدت هستند و هم به محیط درون سازمان توجه دارند و هم محیط بیرون، خدمت رسانی می‌کنند و در خدمت این سطح هستند. سیستم‌های حمایت از مدیریت ارشد از جمله سیستم‌های سطح استراتژیک سازمان است. از آنجایی که سیستم‌های حمایت از تصمیم گیری سنتی به سمت مسائل روشن و آشکار جهت گیری دارد، در مقابل سیستم‌های حمایت از تصمیم گیری اطلاعات را از منابع متنوعی به منظور کمک به ارزیابی وسیعتر جمع آوری می‌کند. مدیریت منابع انسانی استراتژیک یکی از همین حوزه‌هاست که نیاز به دید وسیع‌تر و استراتژیک تصمیم‌گیرندگان دارد. دسترسی به اطلاعات دقیق و به موقع می‌تواند دید وسیع تری را برای تصمیم گیرندگان فراهم آورد(پاینس،2004). از نمونه این سیستم‌ها می‌توان به سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری مدیریت عالی سازمان اشاره کرد که این سیستمها بیشتر در جهت خدمت به مدیران ارشد طراحی شده‌اند و در خدمت سطح راهبردی سازمان است. آنها به تصمیمات غیرعادی می‌پردازند که نیازمند قضاوت، ارزیابی و بصیرت هستند زیرا هیچ رویه‌ی از پیش تعیین شده‌ای ندارند. سیستم‌های پشتیبانی مدیریت عالی از داده‌های بیرونی مانند قوانین مالیاتی یا رقیبان جدید، استفاده می‌کنند. البته اطلاعات خلاصه شده‌ای را نیز از درون سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم پردازش تراکنش، بیرون می‌کشد. آنها داده‌های کلیدی را پالایش، خلاصه و ردیابی می‌کنند و پراهمیت‌ترین این داده‌ها را برای مدیران ارشد نمایش دهند(لادن و لادن،1384).
تاثیر سازمانی فناوری اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی
سیستم‌های اطلاعاتی به ابزارهای جامع، تعاملی و آنلاین تبدیل شده‌اند که در لحظه به لحظه عملیات و تصمیم گیری‌های بزرگ سازمان حضور موثر دارند. در خلال دهه گذشته، سیستم‌های اطلاعاتی به صورت اساسی اقتصاد سازمانها را تغییر داده و به میزان زیادی امکان سازماندهی کار را افزایش داده است. بنا براین فناوری اطلاعات درحوزه های زیر می تواند تاثیرگذارباشد.
اثرات اقتصادی
از دیدگاه اقتصادی، فناوری اطلاعات، هم هزینه نسبی سرمایه و هم هزینه اطلاعات را تغییر می‌دهد. فناوری سیستم‌های اطلاعاتی می‌تواند به عنوان عامل تولید در نظر گرفته شود که می‌تواند جایگزین سرمایه و نیروی کار شود. همینطور که هزینه فناوری اطلاعات کاهش و هزینه نیروی کار افزایش می‌یابد، فناوری اطلاعات جایگزین نیروی کار می‌شود. از اینرو، فناوری اطلاعات منجر به کاهش تعداد مدیران میانی و کارکنان دفتری می‌شود. همینطور که هزینه فناوری اطلاعات کاهش می‌یابد، جایگزین سایر اشکال سرمایه همانند ساختمان و ماشین آلات که نسبتا گران باقی مانده اند، نیز می‌شود. از اینرو با گذشت زمان، از مدیران انتظار می‌رود تا سرمایه‌گذاری خود را در فناوری اطلاعات افزایش دهند زیرا این کار موجب کاهش هزینه‌های مرتبط با سایر دارایی‌های سرمایه‌ای می‌شود(لادن و لادن،1388).
فناوری اطلاعات، آشکارا بر هزینه و کیفیت اطلاعات تاثیر می‌گذارد. فناوری اطلاعات با کاهش هزینه‌های مبادله به بنگاهها کمک می‌کند تا اندازه خود را کاهش دهند، هزینه‌های مبادله عبارتند از هزینه هایی که یک سازمان در هنگام خرید چیزهایی که خودش نمی سازد از بازار متحمل می‌شود. مطابق با تئوری هزینه مبادله، همانطور که بنگاهها و افراد در پی صرفه جویی در هزینه‌های تولید می‌باشند، همانطور هم در پی صرفه جویی در هزینه‌های مبادله می‌باشند. فناوری اطلاعات به بنگاهها کمک می‌کند تا هزینه مبادله را کاهش دهند و به جای استفاده از منابع داخلی با تامین کنندگان خارجی قرارداد ببندند.
شکل 2-3 نشان می‌دهد که با کاهش هزینه مبادله، اندازه بنگاه (تعداد کارمندان) باید کاسته شود زیرا بستن قرارداد خرید کالا و خدمات از بازار، در مقایسه با تولید همان کالا و خدمات ارزانتر و آسانتر است. اندازه بنگاه حتی اگر درآمد بنگاه افزایش پیدا کند، می‌تواند ثابت باشد یا حتی کاهش یابد. (لادن و لادن، 1388).
بنگاهها به طور سنتی، به منظور کاهش هزینه مبادله، اندازه خود را افزایش دهند. فناوری اطلاعات به طور بالقوه هزینه‌ها را در اندازه مشخصی کاهش داده، منحنی هزینه مبادله را به سمت داخل منتقل میکند و امکان رشد درآمد بدون افزایش اندازه یا رشد درآمد یا کوچک کردن اندازه را فراهم می‌کند. فناوری اطلاعات می‌تواند هزینه مدیریت داخلی را کاهش دهد. مطابق با تئوری نمایندگی، سازمان به عنوان مجموعه‌ای از قراردادها، در دست افرادی است که به جای انسجام سازمانی و پیشینه سازی سود به فکر منافع شخصی خود هستند. یک مدیر(مالک)، عواملی(کارمندانی) را استخدام می‌کند، تا کار را از طرف او انجام دهند. کارمندان، نیاز به نظارت و مدیریت مستمر دارند، زیرا در غیراینصورت، علاقه مند خواهند بود تا به جای منافع مالکان، منافع خودشان را دنبال کنند. با رشد اندازه و عرصه کار بنگاهها، چون مالکان باید تلاش بیشتری را صرف نظارت و مدیریت کارکنان نمایند، هزینه‌های نمایندگی یا هزینه‌های هماهنگی بالا می‌رود.
فناوری اطلاعات با کاهش هزینه‌های مربوط به دستیابی و تحلیل اطلاعات، به سازمان اجازه می‌دهد تا هزینه‌های نمایندگی را کاهش دهد زیرا نظارت بر تعداد بیشتری از کارمندان را برای مدیریت تسهیل می‌نماید. همانطور که اندازه و پیچیدگی یک بنگاه افزایش می‌یابد، به طور سنتی، هزینه نمایندگی بالا می‌رود. فناوری اطلاعات منحنی هزینه نمایندگی را پایین و به سمت راست منتقل می‌کند و به بنگاه اجازه می‌دهد تا در عین حال که هزینه نمایندگی را کاهش می‌دهد، اندازه خود را بزرگ کند. (لادن و لادن، 1388).
اثرات سازمانی و رفتاری
فناوری اطلاعات، سازمان را مسطح می‌کند.